Prise en main de Paheko

Nous utilisons le logiciel Paheko pour toute notre gestion comptable.

Un guide d’utilisation est disponible sur le site officiel de Paheko et sa lecture est vivement recommandée.

Notre usage🔗

Nous n’exploitons pas le plein potentiel de Paheko pour nos besoins, nous nous contentons d’une partie limitée de ses fonctionnalités. Voici celles que nous utilisons :

• La gestion des membres : nous entrons uniquement le pseudonyme de nos membres dans Paheko, le reste des informations est conservé sur notre intranet maison ;
• Les inscriptions à une activité : nous les utilisons uniquement pour enregistrer les cotisations ;
• Documents : nous utilisions historiquement cet espace avant de migrer vers Nextcloud ;
• Documents joints aux écritures comptables : nous justifions comptablement chaucne de nos opérations ;
• Le module Caisse : nous l’utilisons essentiellement pour compter notre stock de tee-shirts (onglet Stock) en ouvrant une seule note de caisse pour toutes nos ventes à la fin de chaque festival, puis nous reportons manuellement les montants de la note de caisse dans la comptabilité ;
• La gestion des dettes et créances : très pratique pour rembourser un·e membre qui a avancé des frais pour l’association ;
• Génération du bilan et du compte de résultat : indispensable et fonctionne très bien.

Nous n’utilisons pas du tout les fonctionnalités suivantes (liste non exhaustive) :

• Site web (on a le nôtre) ;
• Message collectif aux membres ;
• Rappel d’adhésion ;
• Projets / Compta analytique ;
• Bénévolat valorisé − on a essayé l’extension Tāima, mais finalement nous comptabilisons notre bénévolat dans un tableur ;
• Impression PDF (on prend des captures d’écran…) ;
• Rapprochement des comptes ;
• L’import et l’export de toute donnée à l’exception de la BDD SQLite en cas de besoin.

Nextcloud🔗

Nous disposons d’un dossier partagé Nextcloud dédié aux travaux administratifs qui peut inclure des documents comptables, pour les usages suivants :

• La conservation de documents qui dépassent le cadre strict de l’usage comptable : les demandes de subventions ou d’agréments, les recherches de financement, les rapports financiers ;
• Les inventaires de nos stocks (un tableur collaboratif est plus pratique à éditer pour cet usage).

Retrouvez un tutoriel pas-à-pas sur la réalisation de nos opérations courantes sur cette page.