Opérations courantes

Lors des enregistrements comptables, les opérations sont enregistrées dans le logiciel comptable Paheko. Voici la documentation associée.

Enregistrement des adhésions🔗

Nouvelle adhésion🔗

Prérequis : Les nouveaux·elles membres doivent impérativement disposer d’un compte sur l’espace membre de l’association.

Enregistrement de l’adhésion dans adhvalidator🔗

1. Se connecter sur le serveur Balearica ;
2. Ouvrir adhvalidator : manager image start adhvalidator ;
3. Renseigner 1 pour Manage users ;
4. Chercher la personne qui a adhéré et entrer son pseudonyme dans la section User panel;
5. Renseigner 1 pour Add a subscription et inscrire la date d’adhésion.

NB : Cette partie va évoluer prochainement avec la gestion centralisée des comptes.

Envoi d’un mail de confirmation🔗

Se servir des modèles mis à disposition dans le canal administratif du serveur Matrix et envoyer l’e-mail avec l’adresse dédiée à la trésorerie.

NB : Cette action va évoluer prochainement avec l’automatisation des envois d’e-mails.

Enregistrement de l’adhésion dans Paheko🔗

Sur Paheko :

1. Dans la barre de navigation, section Membres, cliquer sur Ajouter. Attention à ne spécifier que le pseudonyme, pas d’adresse e-mail ou d’autres champs ;
2. Une fois sur la page du membre, sélectionner « Inscrire le membre à une activité » ;
3. Remplir le champ « Cotisation » à la date précise ainsi que le montant associé selon l’adhésion ;
4. Renseigner le bon compte de règlement ;
5. Valider après avoir renseigné d’éventuelles remarques ;
6. Se rendre sur l’enregistrement comptable créé et lier en pièce jointe tout justificatif.

NB : Lors de l’enregistrement d’une adhésion par HelloAsso, il faut joindre à l’enregistrement comptable le justificatif fourni par HelloAsso.

Renouvellement d’une adhésion🔗

Lorsqu’un·e membre déjà inscrit·e renouvelle sa cotisation, on enregistre un renouvellement d’adhésion.

Enregistrement de l’adhésion dans adhvalidator et envoi d’un mail de confirmation🔗

Réaliser les étapes correspondantes de la section nouvelle adhésion.

Enregistrement de l’adhésion dans Paheko🔗

Sur Paheko :

1. Se rendre dans la section « Membres » ;
2. Retrouver le ou la membre à l’aide de la recherche ;
3. Sélectionner « Inscrire le membre à une activité » ;
4. Réaliser les étapes 3 à 6 de l’enregistrement d’une nouvelle adhésion dans Paheko.

Enregistrement des dons🔗

Enregistrement dans Paheko🔗

Sur Paheko :

1. Se rendre dans l’onglet Saisie de la section Comptabilité. Le type d’enregistrement est « Recette ». Renseigner ensuite la date et le libellé selon le format « Don (<pseudonyme>) » ;
2. Choisir le bon compte d’encaissement : « Compte 754 - Ressources liées à la générosité du public » ;
3. Se rendre sur l’enregistrement comptable créé et lier en pièce jointe tout justificatif.

Reçu fiscal🔗

L’association est reconnue d’intérêt général. Lorsque le don est supérieur à 10 euros, le ou la donateur·ice peut demander un reçu fiscal.

En cas de demande, utiliser le script rfgen (lien vers le dépôt).

Avancer et rembourser un·e membre (créance et dettes)🔗

Lors d’un évènement, un·e membre peut-être amené·e à avancer l’association. L’association peut rembourser les frais de transports, d’hébergement, de restauration ou d’autres frais engagés par le ou la membre au compte de l’association : on parle alors de dette.

Enregistrement de la dette🔗

Sur Paheko :

1. Se rendre dans l’onglet Saisie de la partie Comptabilité. Le type d’enregistrement est « Dette ». Renseigner ensuite la date et le libellé en étant le plus précis possible. Par exemple : « Remboursement train Brume - JDLL2023 ».
2. Choisir les bons comptes d’encaissement et de décaissement, ici « 625 - Déplacements, missions et réceptions » et « 4671 - Débiteur divers » comme compte de tiers ;
3. Lier l’enregistrement comptable au membre concerné par la dette ;
4. Renseigner des remarques pour préciser le contexte de la dette ;
5. Se rendre sur l’enregistrement comptable créé et lier en pièce jointe tout justificatif.

Enregistrement du remboursement de la dette🔗

Sur Paheko :

1. Se rendre dans l’onglet Suivi des écritures, section Comptabilité. Retrouver la ou les écritures liées au remboursement ;
2. S’il s’agit d’une seule écriture, cliquer sur le bouton « Régler cette dette » dans les détails de l’écriture en elle-même ;
3. S’il s’agit de plusieurs écritures, cliquer sur le bouton « Régler cette dette » au bout de la ligne de la première écriture ;
4. Renseigner « Règlement de dette : <libellé de la dette> » en tant que libellé ;
5. Renseigner la date et le montant ;
6. Choisir le bon compte de règlement ;
7. Se rendre sur l’enregistrement comptable créé et lier en pièce jointe tout justificatif.
8. Dans le cas de plusieurs écritures de dette à régler, modifier toutes les autres écritures non réglées en renseignant le champ « Lier à l’écriture numéro » avec le numéro de l’écriture comptable de règlement de dette puis cliquer sur « Marquer comme manuellement réglée ».

Gestion comptable d’un évènement🔗

Avant l’évènement🔗

1. Compter le stock de tee-shirts et le renseigner dans le tableau d’inventaire sur Nextcloud ;
2. Vérifier la concordance du stock de tee-shirts dans le module Caisse de Paheko ;
3. Diviser le stock pour l’évènement en comptabilisant le nombre de tee-shirts à emporter en utilisant l’outil Super T-shirts size Counter ;
4. Compter la caisse ;
5. Prendre une boite faisant office de caisse pour l’évènement et emporter le terminal de paiement ;
6. Imprimer le tableau type (sur Nextcloud) pour comptabiliser les ventes sur le stand et noter au stylo les modèles + nombre de tee-shirts associés dans les cases appropriées.

Pendant l’évènement🔗

1. Noter sur la feuille les opérations courantes : ventes de tee shirts, dons, pins, adhésions ;
2. Si l’évènement se tient sur plusieurs jours, chaque soir, compter la caisse.

Après l’évènement🔗

1. Compter le stock de tee-shirts ;
2. Compter la caisse ;
3. Enregistrer les adhésions (voir la section dédiée) ;
4. Rembourser les frais de déplacement (voir la section dédiée) ;
5. Enregistrer les ventes (voir la section suivante) ;
6. Enregistrer les dons (voir la section dédiée) ;
7. Mettre à jour le stock de tee-shirts dans le tableau d’inventaire sur Nextcloud ;
8. Vérifier la concordance du stock de tee-shirts entre le module Caisse et le stock de l’inventaire.

Enregistrement des ventes dans le module Caisse🔗

Se rendre sur Paheko :

1. Dans le module Caisse, onglet Gestion et statistiques, on retrouve toutes les actions associées au stock et caisse.
2. Ouvrir la caisse et créer une seule note par évènement, normalement le solde à l’ouverture est de 0 euros ;
3. Reporter les tee-shirts vendus ;
4. Comptabiliser les ventes de tee-shirts, bien différencier les divers moyens de paiement (espèces, carte…) ;
5. Clôturer la note puis la caisse après vérification de la concordance des montants ;
6. Réaliser une entrée comptable manuellement par type de vente et de paiement (exemple : « JDLL 2023 - vente de tee shirts - par carte » ou « JDLL 2023 - dons et pins - par carte ») ;
7. Renseigner le numéro de caisse dans le champ Notes.

Clôture de l’année comptable🔗

Avant la clotûre🔗

Se rendre sur Paheko

1. S’assurer que l’entièreté des enregistrements comptables ont été renseignés ;
2. S’assurer de la concordance des chiffres entre les comptes bancaires et les comptes dans le logiciel ;
3. En cas de subvention en attente de versement, créer un enregistrement de type Créance, associé à la subvention obtenue ;
4. S’assurer que chaque enregistrement est lié à son justificatif, bien qu’il est possible d’en ajouter d’autres après clotûre.

Clotûre de l’exercice🔗

Sur Paheko :

1. Se rendre dans l’onglet Exercices & rapports, section Comptabilité ;
2. Retrouver l’exercice en cours et Clotûrer. Valider.

Balance d’ouverture🔗

Sur Paheko :

1. Sélectionner « Commencer un exercice comptable » dans la section Comptabilité ;
2. Choisir le plan comptable le plus récent disponible ;
3. Renseigner le titre de l’exercice, Exercice 2024-2025 par exemple ;
4. Renseigner correctement les dates de l’exercice ;
5. Reporter les soldes précédents. Paheko propose par défaut les chiffres de l’ancien exercice clotûré.