Démonstration de Paheko est une conférence organisée pour présenter le logiciel de comptabilité associative Paheko.
| Nom | Prise en main de Nextcloud |
|---|
| Format | Conférence participative |
| Durée | 1h00 |
| Prérequis | Aucun |
| Public cible | Tout le monde |
| Tranche d’âge | À partir de 16 ans |
| Sujets abordés | Démonstration pratique de Paheko : gestion des membres, comptabilité, newsletter |
| Première présentation | le 22 octobre 2024 au Bêta (Angoulême) |
| Vidéo | N/A |
| Diapositives | TODO |
Les passages ci-dessous sont rédigés par Neil.
Idée générale🔗
L’activité consiste à présenter l’application Paheko devant un petit public avec un rétroprojecteur. Elle s’adresse essentiellement aux associations et aux micro-entreprises pour lesquelles le logiciel est tout à fait adapté.
Seulement certains aspects du logiciel sont présentés :
- Membres
- la gestion des membres
- l’enregistrement de cotisations et/ou l’ajout d’un·e membre à une activité
- l’envoi de newsletter
- les rappels de cotisations
- l’export de membres
- Comptabilité
- la tenue de la comptabilité courante
- le compte de résultat / bilan
- Fichiers
- la gestion de fichiers, de manière très basique (fichiers joints à une opération comptable)
- Configuration
- la personnalisation des champs des membres
- la réalisation de sauvegardes de la base de données
- Extensions
- l’extension Caisse ou d’autres éventuelles extensions (reçu de don, reçu de paiement, reçu fiscal…) selon les besoins exprimés
Les aspects suivants ne sont pas abordés :
- Site web − on conseillera WordPress ou d’autres outils pour cet usage
- La gestion des fichiers (au-delà de joindre un fichier à une opération comptable) − on conseillera plutôt Nextcloud pour cet usage
- L’import / export de données comptables
- La gestion des droits d’accès au logiciel de comptabilité
- Toute autre fonctionnalité qui ne répond pas à un besoin exprimé pendant la présentation
Préparation🔗
La démonstration nécessite, de préférence, une instance de Paheko vierge. Si besoin, l’instance principale Paheko.cloud peut être utilisée à cette fin à travers un service de démo.
Déroulé🔗
Contrairement à la présentation de Nextcloud, Paheko ne sera pas présenté « fonction par fonction », mais plutôt dans l’ordre logique dans lequel l’application devrait être utilisée dans un cas classique.
L’idéal dans ce cas de figure est d’utiliser une histoire « fil rouge » qui plonge les participant·es dans des cas de figure très classiques que rencontrerait une association fictive, et ainsi démontrer comment Paheko peut y répondre.
- Se rendre sur l’instance de Paheko toute neuve.
- Sur la page « Démarrer avec Paheko », saisir les informations de l’association. (ex.: nom « L’associsse »).
- Présenter très sommairement :
- la gestion des membres ;
- la comptabilité.
- Démarrer la comptabilité (ouvrir un plan comptable)
- Expliquer le concept d’activité et de cotisation
- créer une nouvelle activité (cotisation sur une année glissante avec un tarif classique, tarif soutien, et tarif solidaire à prix libre).
- Se rendre dans le menu Ajouter un membre : expliquer qu’il y a plein de champs facultatifs peu pertinents par défaut
- puis se rendre dans la configuration -> membres -> fiche des membres et supprimer des champs
- expliquer qu’on peut aussi en ajouter
- Ajouter trois membres pour tester (ex.: Fabien Gouroussel (adhésion soutien), Carl Marc (adhésion classique) et Scarlet Laguiller (adhésion solidaire, ne s’inscrit pas à la newsletter))
- Montrer qu’il est aussi possible d’importer des membres et de les exporter.
- Revenir sur la comptabilité : montrer que les cotisations sont enregistrées en compta.
- L’asso enregistre un gros don : ajout d’une recette. (préciser qu’il y a aussi des extensions pour les reçus fiscaux).
- L’asso enregistre une dépense (stickers) : ajout d’une dépense.
- L’asso enregistre une dette (un membre paye l’impression d’affiches à la place de l’asso).
- L’asso enregistre un remboursement de dette.
- Joindre un justificatif aux opérations.
- L’asso enregistre un don par chèque : montrer comment le système de paiements à encaisser fonctionne.
- Il y a un document que les associations doivent remettre à la préfecture à la fin de l’année : assos d’intérêt général, assos subventionnées, assos exerçant des activités lucratives ou exerçant certains types d’activité mais ça concerne beaucoup d’associations, ou à la demande de l’assemblée générale. Quel est ce document ? –> le rapport financier qui contient les comptes annuels
- compte de résultat et bilan passif/actif
- Montrer que Paheko le génère automatiquement, conforme au plan comptable. Présenter les deux tableaux.
- Réexpliquer que les activités ne servent pas qu’aux cotisations de l’asso. Créer une activité (ex.: « le Super Marché de l’associsse ».
- Inscrire Fabien Gouroussel. Créer une nouvelle membre, Sophie Binette, mais qui n’est pas adhérente de l’asso.
- Envoyer un message collectif aux adhérent·es
- Envoyer un message collectif aux participant·es au « Super Marché de l’associsse ».
- Présenter le extension Caisse.
- Ajouter des stocks (stickers, affiches A4 et A3)
- Ouvrir la caisse, vendre des articles, fermer la caisse. Reporter les montants en compta.
- Montrer les rappels d’adhésion.
- Clôturer l’exercice et en ouvrir un nouveau.
- Montrer brièvement l’onglet Fichiers.
- Montrer comment exporter la base de données de l’asso.
- Montrer les autres extensions disponibles.
- Montrer où trouver le logiciel : soit sur Paheko.cloud, soit ailleurs (par exemple chez nous).
Cette liste est non exhaustive et plein d’autres aspects du logiciel peuvent être présentés.
Pistes d’amélioration🔗
Démonstration directe🔗
La conférence pourrait également se dérouler sous la forme d’un atelier où le public dispose d’un ordinateur pour interagir avec Paheko, mais l’encadrement de l’activité deviendra plus difficile.